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SquareAuto SquareAuto 客戶管理系統

SquareAuto客戶管理系統,同時擁有「產品管理」、「智識庫」、「報價單管理」、「報價記錄」、「名單共管」與「聯絡記錄共寫」功能,是一套專為台灣企業開發的客戶管理系統,也是EIP、OA系統裡唯一能提供最完整的客戶管理的完整辦公室系統。


spaceimgSquareAuto 客戶管理系統

每間營運的公司都有客戶,如何好好的管理公司的業務,如何對自己的客戶做好服務,讓客戶能夠滿意,是公司永遠最重要的事,SquareAuto的CRM客戶管理系統,擁有簡單的介面,強大的功能,讓公司業務也能輕鬆上手,主管的管理變的簡單容易。

SquareAuto客戶管理系統,同時擁有「產品管理」、「智識庫」、「報價單管理」、「報價記錄」、「名單共管」與「聯絡記錄共寫」功能,是一套專為台灣企業開發的客戶管理系統,也是EIP、OA系統裡唯一能提供最完整的客戶管理的完整辦公室系統。

NewSoft OA產品線旗下的SquareAuto客戶管理系統,與一般業界的CRM系統不同,沒有複雜的欄位,沒有多到不知道如何點選的頁面,SquareAuto系統是將完善的功能整合包裝在簡單的操作介面下,讓即使是忙碌的業務部門同仁,也能夠簡單看一下就知道如何操作。

而如何能讓平日忙於客戶的業務部門願意輸入資料,絕對取決於系統設計的友善度,好的CRM系統重點在於如何讓業務、後勤單位能快速上手,主管能隨時自行取得所需資料,SquareAuto客戶管理系統就是一套專門為此所設計出來符合台灣企業的企業CRM系統。

讓我們由以下的各大項功能來介紹這套SquareAuto客戶管理系統:

arrow go icon客戶名單共同管理,可依權限設定檢視權限。
arrow go icon拜訪聯絡記錄共同填寫,主管可進行批示功能。
arrow go icon業務可在線上製作報價單, 並有報價單管理與報價記錄呈現
arrow go icon可結合智識庫功能,將公司內部的常見問題整理至系統內並與客戶管理問題結合。
arrow go icon客戶的提問,可進行追蹤,服務不漏接,提高滿意度。
arrow go icon系統內建產品管理,可結合報價功能,讓公司的報價機制標準化。



客戶名單共同管理,可依權限設定檢視權限
如何集中管理並匯整公司眾多客戶連絡資料與跟催客戶進度?

一般來說,每間公司內通常不只一個業務員,而每個業務員也一定有很多的客戶要面對,在擁有如此多客戶資料的情況下,你們公司是怎麼管理的呢?是每個人各管個的?就如同每個人都買一本大本的名片簿;每次要打電話的時候,就拼命的翻,要傳個mail,都要自己重新輸入,這樣不是很麻煩嗎?

你可能會說:我們才不用這麼落後的方式,我們早就用自己的Outlook 來做管理了。這個方式果然好多了,而且Outlook 功能強大,內建在微軟的系統內,該有的功能都有了,管理客戶資料真的是很方便。但是...自己一個人用很方便,從公司管理角度來看依舊不夠方便,怎麼說呢?

大家可以想想看,公司裡每位成員;自己管自己的資料,當某員工一離職,該員工手下所有的客戶聯絡資訊也等於一併被帶走了。怎麼辦?要找mail 不知從何找起、要地址也拿不到。只好從過去對話的e-mail 當中試圖再找回舊有的聯絡方式,等到好不容易找到時;沒隔多久,負責的業務又離職了,資料又沒留下來,只好再從頭來一次,實在很浪費時間。

當然,你還是會說:這些問題我們公司早就想到方法解決了,就是統一交給一個人去負責輸入不就好啦?先不論這種方式好不好,客戶資料統一了,但是客戶的進度掌握、狀況回報追蹤呢?還是沒有比較好的方法。大部份公司對客戶的進度掌握,通常都靠業務填寫在excel 或是word 內,然後再寄給主管。然而;當主管收這種客戶進度報告的郵件多了之後,就會發現到;幾個月前的資料,早就找不到了。配合著員工離職,就這樣;公司的經驗、資訊與客戶過去往來記錄,不斷地消失、重建,再消失、重建,一直下去。既浪費時間,又浪費公司的營運成本,難怪公司的業績常常會隨著人員的流動而起伏不定呀!

有沒有比較好的方法呢?當然有,現在;NewSoft OA 推出了一個新的功能「客戶管理」,它能幫助你們公司解決上述問題。

讓我們來看一下這個新功能吧!我們稱做「NewSoft OA 客戶管理」。首先,在擁有這個功能後的NewSoft OA 成員,每個人都可以在任何時候的任何地點藉由web 的方式登入NewSoft OA 內,隨時檢視所有的客戶資料。

我們可以看到,不同的成員,可以看到的客戶數及客戶管理資料夾都不同。
客戶管理資料夾

列表頁面清楚呈現客戶目前的等級,下方還有說明可以解釋各等級的意義,一目瞭然。
客戶等級

這個是新增客戶的畫面,系統提供詳細的資料,且與Outlook 的連絡人資料欄位大致對應,還能放置客戶圖片哦!
新增客戶

要利用附加檔案的方式多放一些這個客戶的其它資訊也不是問題。
附加檔案

嫌一筆一筆的新增太慢嗎?NewSoft OA 提供您用Excel 編輯完後,一次大量匯入。
資料大量匯入

讓我們來以管理者的身份建立一個「ON Push」的客戶資料夾吧。
建立客戶資料夾

除了可以把剛剛匯入的客戶資料一個一個選過去外,
選擇匯入的客戶資料

還能夠設定公司內哪些成員能夠檢視這個資料夾,哪些人可以編輯 / 修正客戶相關資料。
編輯權限設定

不用3分鐘,已經完成了上百筆過去所有客戶資料的轉移了。 還能直接排序,不用再連回資料庫哦!(這個在熟悉web 端頁面的人就知道這是一個很方便的功能)

另外,在系統內,還內建了「手機簡訊」的功能,可以隨時做即時或預約簡訊的發送哦!這個功能有什麼用呢?當然有用啦!現代人都這麼忙,但是又想關心一下我們的客戶,自己又會忘記,該怎麼辦呢?

這個時候,就是手機簡訊的妙用啦!現代人雖然很多人幾乎都有email 了,也不敢保証每個人都有,若是手機的話,只要是在商場上做生意的,幾乎人手一支,既然這個是客戶最不會忘記的東西,這個時候就可以用手機簡訊來表達一下自己的關心啦!像是客戶的生日、又到了要定期繳費的時間、提醒客戶目前的進度等,只要你能想到,都能方便的運用。

讓我們來看一下怎麼用吧?
首先,先點選「手機簡訊」,選擇你要傳送的文字,你可以看到,還有「常用字」可以選擇,真的很親切,很方便呢。
填寫手機簡訊內容

接下來再將要通知的客戶選到「分享客戶」,如果有臨時要輸入的客戶手機,也可以在這個時候輸入進去。(記得要按一下「新增」才會輸入進去哦)
分享客戶

最後選擇要立即發送還是預約發送,立即發送就會立刻發送出去,預約發送則可以選擇特定的時間,像是客戶的生日之類的來做預約發送的動作。
即時或預約發送

系統還可以檢查「預約排程」目前有多少個簡訊還沒發送出去,如果臨時反悔,也可以在這個時候選擇取消。
預約排程

系統也提供檢視過去的「發送記錄」,身為管理者也能正確控管手機簡訊的發送狀況。
另外,也有email 電子報發送功能,提供給您「電子報範本」、「預約發送」、「過去發送歷史記錄查詢」等功能,也是非常的方便。

拜訪聯絡記錄共同填寫,主管可進行批示功能

身為公司的老闆,每天只要連進首頁,就可以看到最近兩個星期內有更新的客戶資料,一覽無遺哦。
更新紀錄條列清楚

點擊進去,可檢視與此客戶有關的所有聯絡記錄,只要與此客戶有聯繫即可填寫記錄,不限業務負責人本人才能填寫。
聯絡記錄

我們發現到其中有一筆公司的業務回報狀況是:「Set SMS Function」讓我們以主管的身份點進去了解並給一點建議吧?
業務回報狀況

主管在看完之後,可以隨時用「主管回覆主管回覆」的功能立即回覆意見給該名業務。


業務可在線上製作報價單, 並有報價單管理與報價記錄呈現
報價單管理可讓主管隨時取得業務最新報價狀態,業務也可輕鬆新增與編輯報價單狀態,無需再打開Excel辛苦登打,產品管理、庫存狀態、價格調整與多筆產品一次折扣等讓報價單的登打不再是最費時的動作。

點選報價記錄,即可檢視此客戶現有的報價單與成交與否的狀態,只要點選右上角「新增」按鈕,即可開啟一份新的報價單。
報價記錄

新增報價單裡,分三大區塊:一、報價單設定,輸入報價單的基本內容。
新增報價單

 二、報價單列印表頭,要列印報價單時,可將此區塊資料一併帶入。
列印報價單

三、報價單內容,新增選擇報價的產品。
新增選擇報價的產品

看了上述介紹即可瞭解,簡單幾個動作完成報價單製作,提升效率。儲存後,可檢視報價單內容並將其列印出來傳真給客戶,或是直接郵寄給客戶呢,真是便利!

可結合智識庫功能,將公司內部的常見問題整理至系統內並與客戶管理問題結合

產品完成銷售後不代表服務結束,在講求服務的年代裡,售後服務是最重要的,然而問題如此之多客服該如何快速尋得解答?是否一直在處理回答重覆的問題?交待出去的問題何時獲得完善處理?業務或客服該如何即時取得處理狀態?這些問題將在我們客戶管理系統得到解答。

智庫中心可儲存大量的知識,可依產品、屬性、等級等類別做分類,方便快速取得現有知識內容,當然也提供全文檢索。問題列表則結合了現行的工作清單模組,讓交派出去的工作可獲得追蹤,不再擔心問題單會遺失,減少客戶抱怨機率。
智庫中心功能
( 詳細模組介紹請參閱智識庫介紹 )

客戶的提問,可進行追蹤,服務不漏接,提高滿意度

除了智識庫可交派問題單至工作清單,業務在填寫聯絡記錄時也可一併交派出去哦,負責成員只要一處理完成可選擇回報至客戶管理,業務或客服可在同時間取得最新資訊。完善的交派/回報機制,大大加快客服流程,提升售後服務品質,提高滿意度。
智識庫交派至工作清單

系統內建產品管理,可結合報價功能,讓公司的報價機制標準化

報價最常見的問題是產品定價的不統一、業務無法取得最新的訂價、產品庫存等問題。利用我們的物品管理模組,產品分類讓業務尋找容易,統一由管理者新增/編輯,定價不再混亂,也不怕業務拿舊的訂價造成錯誤。
內建產品管理,可結合報價功能
( 詳細模組介紹請參閱物品請領介紹 )

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spaceimg客戶管理 - 功能列表
  1. 統一集中管理公司內所有的客戶資料。
  2. 每位成員依據不同的權限,能看到的客戶資料也不相同。
  3. 提供等級Ranking 機制,讓公司輕鬆設定每個客戶的重要性。
  4. 管理者可設多個資料夾來管理客戶。
  5. 管理者可設定每位成員的權限,決定是否可新增或編輯客戶資訊。
  6. 可對每一個客戶撰寫聯絡記錄,亦可設定特定成員才能撰寫。
  7. 主管可針對成員撰寫的聯絡記錄做批示動作,方便成員依照後續指示執行。
  8. 每個客戶皆可設定負責業務成員,無業務負責成員會特別列出,方便管理。
  9. 每位客戶皆能上傳照片,在客戶資訊、聯絡記錄皆提供附加檔案功能,方便附加任何檔案。
  10. 管理者可設定常用字串,客戶所在地區、產業類別、客戶來源、聯絡目的等,減少輸入亦能統一格式。
  11. 提供手機簡訊發送機制,可針對不同客戶做手機拜訪、祝賀、通知等功能,支援即時及預約發送。
  12. 提供email 電子報機制,可建立發送範本,隨時針對不同的需求及不同的客戶做電子報發送的動作。
  13. 提供匯入匯出機制,讓舊有資料轉換到NewSoft OA 客戶管理一指搞定。
  14. 業務可在線上製作報價單, 並有報價單管理與報價記錄呈現。
  15. 可結合智識庫功能,將公司內部的常見問題整理講系統內並與客戶管理問題結合。
  16. 客戶的提問,可進行追蹤,服務不漏接,提高滿意度。
  17. 系統內建產品管理,可結合報價功能,讓公司的報價機制標準化。
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