在公司工作時，常遇到一些表格是需要大家一起填寫才能完成的；例如檢查表，因每個成員只知道自己負責的項目，所以都只能就自己負責的部份來進行填寫。當大家都填寫完成時，這份表格才算完成。
而跨部門的表格填寫更是頻繁，需求部門填一部份、品管部門填一部份、業務部門填一部份、財會部門也要填一部份，這樣整合各部門內部與意見，才能決定後續工作的處理。

相信現一般公司的作法都是用Excel做一張複雜的表格，然後印出來，再開始實體的傳遞給每一個相關成員去填寫，傳遞時麻煩又複雜，填寫完成後保存也不易。也有些公司的作法是將該Excel填寫完後用E-mail寄給下一個人，下一個填寫完再給下一個，其實花費的時間還是很多，且之前寫過的人若要異動資料的話，可就很麻煩了。

NewSoft OA在2010年推出的全新模組「共筆系統」，就是要解決大家在共同填寫表格的困擾，「共筆」全名為「共同筆記」，英文為「Collaborative Writing」，主要的意思就是透過協同的方式，同時間不同的人可以編輯同一份表格而不會出錯。

首先，點選「共筆系統」工具列上方的「新增」功能來發起一個共筆活動。點選「新增」後，會進入選擇表單的頁面，選擇一張您要使用的表格後，會自動帶到下一步。

註：這些表單是由管理者權限身份上傳整理好的，並與電子簽核的表單整合，製作方式很簡單，只要會HTML，公司內不管有什麼樣的表格都可以自行輕鬆製作了。

接下來，系統會自動開啟這個表單，供發起者做設定。

在「共筆系統」裡，每一個欄位都可以單獨設定只有哪些成員可以編輯，所以發起者可以針對不同的欄位給予不同的權限設定。

設定方式是，點選要設定的欄位，設定時可以一次點選多個，被點選的欄位會變成亮橘色，方便辨識(也可以按住鍵盤上的Ctrl，滑鼠移過去的欄位都會自動被選取)。點選好後，再按一下右上角的「設定編輯者」，即可設定所選取的欄位哪些成員擁有可編輯權限。


編輯後你將會在設定好的欄位左上角看到一個橘色的箭頭，有此圖示表示該欄位已設定。滑鼠移至該欄位還可看到此欄位可編輯的成員，方便確認是否設定正確。

共筆系統最好用的地方，就是可以設定某些欄位只能給A部門編輯、某些欄位只能給B部門編輯，有的欄位可以同時A與B部門都能編輯，而編輯的方式，就是上述的方法。

依照這個方式將所有欄位都設好後，再按「下一步」即可。

接下來只要說明這個「共筆活動」的名稱、詳細說明、截止時間，是否要發送提醒通知，最後按下「活動開始」就可以啦。

就好像新增一個行事曆、發一個郵件一樣，簡簡單單就完成了共筆系統的發起，接下來我們來看看，填寫的成員在收到訊息後，怎麼填寫使用呢？

參與成員可能會收到BisChat企業即時通或是郵件的通知，有一個新的「共筆活動」需要自己填寫資料，於是就點進「共筆系統」。一進來後，就會看到目前等待自己填寫的活動列表。

上面會列出這個活動的名稱、是誰發佈的、目前已經到第幾版了、最後一次修改日期等資訊。

點選任一文件名稱進去，我們就會看到三個頁籤，一般來說，只要填寫第一個頁籤即可。

在第一個頁籤是「填寫文件」，可以看到這份文件有很多欄位，有的欄位可以填寫，有的欄位是不可填寫的(呈現灰色的disable狀態)，代表發起者沒有開放這些欄位的權限給你填寫。

若要填寫欄位很簡單，只要在要改的欄位直接打上要改的字，或切換成正確的數值即可。每次編輯完，隨便在旁邊非表格的地方點一下，系統就會自動儲存，並以一個打勾的圖示代表已經編輯完成了，是非常直覺又快速的設計。

因為是即時儲存，填寫完也不需做任何動作，直接離開此視窗即可。

有的時候，同一個欄位是允許多人同時編輯的，所以你正在編輯時，可能另一個人也同時在編輯。這時，系統會告知，你填寫的資訊是要覆蓋剛剛那個人填寫的資料，還是以那個人的資料做為最新的資料顯示。

若你想看看這份文件的版本記錄，則可切換到第三個「版本記錄」的頁籤，檢視所有版本記錄。


點選你要看的版本，系統就會開出一個新的頁面，並將該版本所修改的地方以「紅色」顯示，方便來辨識。

在看版本時，也可以點選鍵盤上的「左(←)」「右(→)」兩個按鍵，來快速切換檢視各版本的差異，每一個版本的修改者與修改時間，都會寫在左上方。

現在市面上的電子簽核，大部份的設計理念都是相同的，就是當發文者將簽文發送出去後，就不能夠再修改簽文的內容了。

有時遇到發文者寫了一大堆的欄位，但只錯一個地方，之前若已經簽過7、8個主管了，唯一的作法就是將這個文抽單或退件重寫。

有的時候常會想，明明這個小錯誤，在簽核的主管是可以幫忙修改一下的。以前在紙張傳遞簽文時，有錯的地方，主管直接圈起來調整即可，可是e化之後，卻只能退文重送，而且中間已經簽好多個主管了，又全部主管要重來簽一次，實在很浪費時間。

現在，只要增購「共筆系統」，原有的「NewSoft OA簽核系統」功能將倍增，每一份簽核都能邊簽核邊啟用共筆功能，讓文件簽核更快更有效率！

管理者可設定每一個表單是否要啟用共筆功能。
設定位置：電子簽核→表單管理→選擇該表單，勾選「啟用共筆功能」。

聯絡我們：02-7721-2080   contactus@newsoft.com.tw

1. 不同成員、相同時間可同時線上編輯同一份的表格。
2. 每張表格都開放給客戶自行製作，只要會HTML就能設計各種表格。
3. 每一個欄位都可設定不同的編輯成員，設定一次後，可利用複製來重覆使用。
4. 大量採用直覺式視覺化的Ajax技術，操作簡單有效率。
5. 每一次編輯都會保留版本，並可隨時追蹤該版本的內容。
6. 能與「NewSoft OA簽核系統」串接，讓簽核也擁有「共筆功能」。
7. 共筆表格能與電子簽核共用，省去重覆編輯的麻煩。
8. 共筆的表單能以資料匣管理，還能設定權限，無權限的使用者將無法檢視。
9. 可編輯、不可編輯、已編輯都會直覺式顯示，使用者不會按錯。
10. 同欄位若有兩個以上成員同時編輯，系統會自動偵測並告知後續處理的選項。