力新國際 - NewSoft OA 行動化協同管理系統

那麼，到底什麼是專案呢？簡單來說，就是為了完成一個目的，有固定的參與成員，在一個固定的期間，包括從需求定義、任務產生、執行追蹤、審核到結案等步驟。而不同的階段與不同的任務可能是由不同組員負責，彼此都有相互關連，為確保專案完成的效率和品質，必須掌握到每個關鍵，以求能在希望的時間內順利達成交付任務並為公司代來最大利益。

許多老闆、專案經理或是資訊主管有專案管理需求，卻總是找不到一個合適的系統。現有國際知名大品牌的系統要花上數百萬元建制費用，但這樣的系統其實真正使用的客戶都是員工人數到達千人以上。再加上界面複雜與過於煩瑣的操作，很難讓一般中小企業能夠順利且成功的使用。

所以...對於兩三百人以下的中小企業究竟該如何選擇比較好？

80% 以上的客戶，只想找到一個能跨越距離與時間的專案系統，讓身處不同區域的辦公據點能夠用最即時的方式回報給需要的主管。讓原本在實體世界分散的人力，能夠因為有一個協同管理的專案平台來消彌過去在需求、執行和回報之間產生的鴻溝和浪費，形成如團隊一樣的協同作業環境，讓每一個成員都能創造更高的價值。

NewSoft OA能讓主管透過IE瀏覽器就能看到工作進度。並搭配專案管理功能，進而掌握進行時的所有資源。而在不同的權限設計下，每個成員能看到的專案也不相同，讓工作更井然有序。且NewSoft OA直覺而一致的介面，保証讓身為主管的您，只要看過一次之後，就能夠輕鬆上手，還能藉由NewSoft OA專案管理的整合，讓公司運作流程更為標準化，企業內協同互動更快速，進而降低營運成本，提昇整體運作效益。

專案管理功能導覽
NewSoft OA專案是彈性化工具，並非一般專屬只能適用某個產業，任何產業只要套上其know-how 後，就能變成該產業的專案工具，下面就專案管理的幾個功能做概略介紹。

專案摘要
專案摘要頁提供每個成員所參與的專案現狀快速瀏覽。使用者只會看到有被權限分享的專案，此頁會秀出專案的開始結束日期、專案經理、名稱。

若想檢視專案的SPI值，可點選旁邊Tab的「檢視SPI」，可選擇欲檢視的專案來瞭解實際進度值。

所謂的SPI 值是指：進度績效指數(SPI)＝實際值(EV) / 預計值(PV)

實際：實際工作天數
預計：預計工作天數
績效：實際 / 預計

SPI>1.0 則進度超前，SPI<1.0 則進度落後。

任務追蹤
利用NewSoft OA的專案任務功能，您可以直接將各種需要追蹤或回報的項目指派給需要的成員，提供即時互動的回報功能。NewSoft OA的任務指派是以人為基礎，每個任務最終只有一個負責成員需做回報，而分享成員則代表與此事項有關連的成員，但不直接負責做回報。彈性而多樣的回報方式，讓成員在回報待辦事項或是行事曆Time Table 填寫時，都能夠方便直接回報，讓成員互動更直接更容易，主管也能更輕鬆的掌控專案進度。

群組行事曆
專案是個每日都有新進度的活動，如何讓每一位成員的工作時程給其它小組成員知道且能相互搭配是最重要的工作之一。

「群組行事曆」功能提供專案小組專屬的行程掌握、可以確認每位成員的行程，不但能一眼看出每位小組成員的工作量，還能轉化為Time Table，使行事曆與工作日誌功能合而為一。

行事曆整合專案任務與個人待辦事項回報功能，更是大幅降低了參與成員的回報時間與動作，完美的整合，讓使用者與觀看者都能花最少的時間來達到資源同步的目的。

會議紀錄
每個專案都有其固定的會議要召開，用來確認每一個工作與整體的進度報告。NewSoft OA獨特的會議紀錄事項轉換為待辦事項功能，讓所有需要追蹤的會議紀錄都變成每一位成員的待辦工作，還能每週追蹤，並提供匯出功能，讓會議紀錄整理更容易。

參與成員
NewSoft OA專案管理提供參與成員介面，呈現出每一個參與專案的小組成員的基本聯絡方式，包括行動電話、分機、電子郵件等，讓一些跨足兩岸三地或多國的專案，也能夠在團隊當中有最方便最更新的聯絡資料，提昇大家互動的效率。

討論區論壇
透過討論區論壇的方式，所有參與本專案的團隊成員都能夠在這裏互動討論。討論區以文章方式記錄，觀看者可選擇是否回覆，而發文時還可決定是否要做通知的機制，讓所有參與成員都能立刻獲知最新消息與事件。

當然，專案的最高管理者有最高權限可對不當文章做刪除、修改等動作，以保持討論區的完整。

文件管理
藉由專案管理的網路硬碟功能，可以讓您達到文件管理功能，您可上傳或分享文件、也可以建立資料夾來做分類，且只有參與的成員才能看到這些文件。

專案的最高管理者還可以利用內建的權限設定方式來決定誰能夠上傳、編輯或刪除。

權限設定
NewSoft OA專案管理提供專案經理最大的權限來新增、編輯或刪除專案內的所有內容。可以查看每一個任務的回報狀況，還可以對成員回報的任務做批閱回覆的動作，讓成員有所依循。而這些互動回報的動作，系統全部都會幫忙紀錄起來，方便未來的查閱。

若同一個專案有多人編輯的需求，身為專案經理的人亦可以點選開放權限的方式，讓更多人也擁有一樣的權限，共同編輯與維護專案。

專案群組管理
當成員參與的專案數量多到一定數目時，每個人都會希望能自訂資料夾群組來做管理的動作。NewSoft OA專案管理為您做到了，不論是進行中的專案，或是已結案的專案，每個成員都能夠依照自己的習慣來做專案群組的管理。
註：除了成員可自訂群組管理，系統也開放管理者統一定訂群組管理，讓群組可依組織規章來設定。

檢視工作量
系統會自動執行列出所有該成員的待辦事項，用以提供給主管們檢視該成員目前的工作量。每個成員都有可能同時跨足多個專案，而身為管理者在指派工作時，可用「檢視工作量」的功能來查看每個成員目前身上總共有多少個跨專案的待辦事項。在確認之後，主管或管理者也可以用更合理的方式來安排工作。

工時統計
NewSoft OA提供可自動篩選欲檢視成員的工時報告工具，亦可直接查詢與列印，系統會自動協助統計該時段每位專案參與成員所花的工時與所佔比例。

此報告非常方便，能將最難以量化的工作時數處理成最完成的數字化，對企業專案效率的提昇、員工工作的進度及人力成本的許多相關資料的整理及溝通都有很大的幫助。

聯絡我們：02-8751-8887 contactus@newsoft.com.tw

專案管理 - 功能列表

每個專案皆可檢視專案簡介、任務、甘特圖、專案行事曆、會議記錄、參與成員及討論中心。
可將公司專案全部e 化管理，每個成員只能看到自己所參與的專案。
依權限設計的不同，每個成員對專案有不同的權限。
以樹狀架構呈現專案資料夾，方便尋找管理。
已完成專案可分資料夾做管理，方便使用者日後的觀看及學習。
每件專案可設開始、結束日期，交辦主管、負責的專案經理、參與成員，及專案的說明。
每個專案皆有各自的公告，專案經理可藉由公告來對專案成員做公告的動作。
專案任務與待辦事項整合，每一個專案任務都會成為負責成員的待辦事項。
專案任務可自行轉換為圖表方式的甘特圖，不需使用其它軟體及可達成甘特圖的製作。
可以專案的方式來顯示行事曆，每一個參與成員與專案有關的事項都會同步呈現在專案行事曆上。
預設在專案管理內的會議記錄，提供給專案一個開會紀錄的工具，並能隨時做會議紀錄的調閱。
會議記錄可附加檔案，讓參與成員在閱讀會議紀錄的同時，即能取得所需的資料。
新增會議記錄的內容與待辦事項整合，當會議紀錄完成的同時，也同步的加到該負責人的待辦事項。
詳細列出參與專案成員的聯絡資料，方便專案成員的溝通與聯絡。
提供專案專用的討論中心，當專案建立的同時，即自動建立討論中心，提供給參與成員一個線上討論機制。
配合獨家開發即時通常駐程式，專案成員可隨時藉由即時通做線上溝通，節省聯絡時間及溝通成本。
協同管理系統內建電子簽核系統，可與專案管理帳號通用，搭配使用。
無限制資料夾層級與分類的文件管理功能。
配合成員回報進度與比例，線上即時繪出甘特圖。
以帳號或群組為依據來設定每個專案的權限控制。
當有資料變動時，可彈性決定是否要以e-mail 通知專案參與成員。
提供專案架構與任務以標準CSV 做匯出入，可與MS Excel、MS Project 等做資料互通轉換。
支援大量檔案或多個資料夾的方式做上傳與下載。
專案管理中每個專案有各自的硬碟空間，成員的硬碟讀取權限由專案經理規劃。
每個成員是否可以增加/刪除任務項目之權限，可由該專案經理規劃。
提供SPI 績效指數來判斷每個專案、每個成員及每個任務的完成度是進度超前還是落後。