其實這些動作，即使不用電腦，我們也是每天在執行。沒有導入e化系統的時候，是用便利貼寫起來提醒自己或它人，若身為主管，則是用口頭告知的方式來執行。其實方法沒有好壞，只要能夠順利完成工作，就是一個好的方法。

不過隨著公司業務量的成長，每個人手上要處理的工作與交辦出去等待他人回覆的工作就愈來愈多，單靠散落的便利貼是無法完全記住。為了避免因一時的忘記而造成的錯誤，所以愈來愈多人選擇用電腦系統來幫忙處理。

NewSoft OA系統是一個完整的工作回報處理系統，它能完整的記錄工作進行的狀況，順便做貼心的提醒與跟催，仿彿每個人身邊都有一個助理祕書一樣，隨時幫忙處理與記錄。

NewSoft OA工作清單，提供追蹤你交付給他人工作的畫面，也將其它人請你完成的工作都匯整在一起，畫面一目瞭然，一操作就上手，讓我們來看一下工作清單畫面吧。

首頁說明
首先，一進入首頁，就會看到旁邊有7個資料匣，這7個資料匣是系統幫忙把所有跟自己有關的工作都做了分類，很容易就能理解。

各資料匣說明如下：
待辦事項： 他人或使用者分派給自己的待辦事項皆置放於此。
待結事項： 使用者的待辦事項完成度已達100%，會被歸類至此，等待交辦者將其結案。
交辦事項： 使用者分派給他人的事項皆置放於此。
待審事項： 使用者分派給他人的事項完成度已達100%，會被歸類至此，等待使用者審核結案。
分享待辦： 他人的待辦事項分享給使用者觀看的皆置放於此。
完成事項： 使用者所完成的事項皆置放於此。
交辦完成： 使用者所指派給他人並完成的事項皆置放於此。
分享完成： 他人所完成的並分享給使用者觀看的事項皆置放於此。

待辦事項
系統首頁是預設進入你自己的「待辦事項」，並以列表的方式呈現。每一個事項都會列出該事項是誰指派的，是屬於哪一個專案歸類，希望何時能完成。


有需要看詳細的內容，可以直接點選「事項名稱」進入即可。
註：若希望能用開新視窗的方式來檢視(如有時希望同時比較兩個事項的內容)，則可點選事項名稱旁的圖示，就會進行另開視窗的動作。

回報工作狀況
讓我們點一下「事項名稱」，進去看一下詳細內容與要如何回報。
一進去就可以看到畫面條列的很清楚，而且過去所有在這個事項中有互動回報過的內容，也都完整的呈現出來，方便檢視者掌握狀況。

如果是自己要回報，將畫面拉到最下面，看到可以用文字「回報狀況」，也可以用「完成度」回報目前你做的進度，甚至可以將你目前完成的檔案用「附加檔案」的方式，直接貼在事項上給其它成員看。

全部回報完了之後，還可以選擇要不要請系統幫你把你回報的進度通知一下其它同仁，可以選擇通知指派這個事項的發起者，也可以選擇其它參與同仁都要收到。

指派事項
你也可以切換資料匣至「指派事項」，查看一下你指派給其它人的工作，目前大家的進度如何。

一進去後，可以看到也是用列表方式呈現，不同的是，「指派事項」的列表會列出每一個事項的最後一次的「回報狀況」與「完成度」，方便你掌握。

而完成日則是當初你指派下去時希望工作能完成的日期，若對方在完成日還未完成的話(完成度非100%)，則系統會以紅色顯示，提醒雙方這個工作已逾期。

有時指派的工作很多，沒時間一個一個去跟負責成員當面確認，這個時候，只要點選一下「提醒」的功能，系統就會自動發送提醒通知給對方，叫他記得要完成此工作。

你可以選擇用「電子郵件」「企業BisChat企業即時通」或是「手機簡訊」，看哪一個比較容易通知到那名負責人。當然，如果有需要，也可以各種方式都通知他一次，讓他知道這個工作的急迫性。

新增事項
看完了回報別人新增的工作事項後，一定覺得，「哇，真讚，真方便」，那我們也來新增一個事項看看囉。

一進入新增事項的畫面，第一個要選擇的是「專案歸類」，若你要新增的這個工作是跟公司的某個案子有關，那就選一下分類吧。(選專案分類的好處是，一選好後，只要是屬於該專案的成員，都會自動看到你新增的這個事項。)

當然，NewSoft OA系統也可以用來管理自己的私人事項，像是辦同學會、家人的生日或聚餐等，如果是這樣，你可以選擇私人事項，這樣其它人都不會看到這個事情。

接著設一下起訖時間，然後選擇一下這個工作是由誰來負責。若選擇自己就代表是給自己的Todo，若選擇他人，就代表要將這個工作請他人來負責並回報。

若你剛選擇了專案分類，你就可以看到系統自動將「分享對象」給選擇好了，你還可以選擇，是否要允許其它被分享的同仁也能一起來回報進度。

有時，透過這個功能，能夠讓一群人同時對同一個工作回報進度，方便的不得了哦。

在新增指派的工作時，最怕的就是，工作到期了，卻沒有人記得，若你也有這樣的煩惱，你可以在「到期通知」裡面設定一下，在任務到期的前幾天、幾點發個通知給相關同仁就好啦。

最後，按一下「確定」的按鈕，就完成了新增動作了。

支援匯出入
初次上線時，過去若有用Outlook等軟體來管理自己工作的，可以用匯出入的功能來達成資料的轉換。

若覺得自己匯出再匯入太麻煩，也可以用我們的NewSoft OABisChat企業即時通，也支援工作清單的匯出入。

基本上，NewSoft OA系統的工作清單能同時整合「專案管理」、「工作日誌」、「行事曆」與「回報功能」，畫面直覺又好操作、且任何地方都能直接存取，所以大部份的使用者在使用一次後，就全部轉用NewSoft OA，不再用其它需要付費管理的Outlook了。

從工作指派這個日常工作都會用到的功能來看，這個平常每日用的動作，在做一個e化系統時，要如何細心的與其它模組串連整合才會讓一般使用者用起來直覺方便又能有很多好用的功能可是不容易。

如果還未購買過OA的客戶，若您還在比較的話，可以多看看其它競爭廠商做的OA系統，一個簡單「工作待辦」的「新增事項」功能，別家系統從選擇「專案」要開一個新視窗，選擇「分享對象」要開一個新視窗，檢視「回報記錄」要開一個新視窗，上傳「附加檔案」要開一個新視窗，且每個新視窗開了之後，又還能開一大堆視窗，最後都搞不清楚自己在做什麼了。

NewSoft OA系統，將介面的操作，都採取直覺化的設計，一定是您選購OA系統的最佳方案，歡迎上線申請試用，感受一下系統在工作管理所注重的細緻感！

聯絡我們：02-7721-2080   contactus@newsoft.com.tw

1. 獨特的待辦事項與交辦事項功能，讓工作區分更清楚。
2. 可檢視過去完成工作事項，方便追蹤與查看。
3. 每一個事項皆可設定指派人，系統會自動告知該指派人，該指派人可隨時追蹤事項目前進行的進度。
4. 每一個事項皆可設定負責人，系統會自動告知該負責人，該負責人則需完成該事項並做回報。
5. 每個待辦事項皆可分享，同步讓其它相關成員得知最新的進度。
6. 提供回報狀況功能，並提供常用語機制，簡少使用者打字的麻煩。
7. 提供完成度回報，讓每個待辦事項皆能以量化呈現。
8. 每個待辦事項皆可附加檔案，讓主管在追蹤員工的待辦事項時，即能取得所需的資料。
9. 提供將待辦事項結案功能，非經主管同意，主管指派的待辦事項無法任意刪除。