何谓文件管理系统
每一间公司都有重要的文件要管理，这些数位化的电子档案文件要怎么有效的管理，其实是大大影响到公司的经营效率与未来的发展的。

有文件管理概念的公司，就知道怎么样选择一个适合自己公司的文件管理系统。

大部份初次听到文件管理的公司，可能不知道什么是文件管理，文件管理又有什么用。讲电子邮件可能很多人的公司用了，讲网路硬碟也不少公司都有类似网路芳邻的系统导入了。“文件管理”？不知道，也不知这个能干嘛？用网路芳邻之类的网路硬碟不就够了吗？

文件管理，是指将组织(公司、企业、各种单位)的电子文件做一个有效的管理。

因此，我们可以说，文件管理是控制组织中文件的生命周期，从文件的出生到死亡的管理。专业一点的讲法，是指从文件的建立、发布、检阅的安全设定、稽核、版本控管，以及最后处置或保存的方式。

设计完善的文件管理系统有助于轻松寻找与共用。使文件标准化；提升组织在知识上的管理。

随着资讯安全的意识崛起，再加上堆积如山的文件越来越多，如何很方便地找到需要的文件，确定参与成员所拿到的都是同一份最新的文件，并且要确保是机密的文件不会外流，成为企业最重视的需求之一了。

• 纸本资料保存超快速，可结合多功能事务机批次上传。
• 影像文件也可搜寻。
• 员工不会再误用错误版本，确保取得一定是最新文件。
• 寻找文件更容易，可全文检索、支援多种档案格式。
• 让文件调阅更安全，提供浮水印、限制阅读时间、密码开启、禁止列印、无权限者不可阅读原始档等。
• 简化调阅工作，整合线上签核引擎，文件安全性比纸本更有保障。
• 重要文件与合约不外流 。可设定取出时均需审核。

NewSoft OA文件管理系统八大功能：

1. 流程审核
   文件发布作废时，可设定主管审批后才执行(支援各串签、会办、角色签核、通知等各种功能)
2. 自动转档
   内建支援300多种常见档案上传时自动转存PDF格式，检视者无法下载原始档。(另可加买套件线上检视3D Auto CAD 50种格式)
3. 线上阅读
   不需安装任何软体，依个人权限透过浏览器即可直接线上阅读所有文件管理系统中的文件。
4. 安全机制
   提供文件控管，禁止储存、滑鼠右键、下载原始档，支援浮水印，任何的检视文件都会控管，并提供阅读记录。
5. 全文检索
   举凡常用的Word、Excel、PPT或PDF等文字档案，上传时自动转换，皆可直接进行全文检索，另支援进阶关键字、分类、权限等各种搜寻方式。
6. 权限控管
   各个文件资料匣可设定各自的读者、作者、管理者，并可设定多层资料匣架构管理。
7. 版本管理
   支援版本管理机制，确保每次同仁取阅档案时都是最新版，旧版本若需调阅，则需被付与权限者才能查核。
8. 改版通知
   可由管理者发布、亦可由同仁自行主动订阅、设定我的最爱，当有最新版本更新时，会自动发送版本通知。
   

还有更多：文件范本、自订栏位、续约到期通知...等

文件管理系统 - 功能详述 云神办公室自动化OA产品系列

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