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以管理任务是否能在期间内完成为主,每件任务的回报都会完整留存,并支援开工与到期前通知,另整合会议纪录,让行事历、工作清单、待办事项、项目管理、四大项目完美的整合在一起。

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AgentPlus 项目管理
市面上大部份的项目管理软体,似乎都只能针对撰写程式的研发单位而开发,而对于其它有项目管理需求的大部份企业,似乎很难找到一个协同互动的项目管理系统。事实上;项目管理不是只有写程式的组织才用得到,我们日常每天公司运作,都是在执行每一个项目,只是项目期间的长短或参与的成员不同而已。

那么,到底什么是项目呢?简单来说,就是为了完成一个目的,有固定的参与成员,在一个固定的期间,包括从需求定义、任务产生、执行追踪、审核到结案等步骤。而不同的阶段与不同的任务可能是由不同组员负责,彼此都有相互关连,为确保项目完成的效率和品质,必须掌握到每个关键,以求能在希望的时间内顺利达成交付任务并为公司代来最大利益。

许多老板、项目经理或是资讯主管有项目管理需求,却总是找不到一个合适的系统。现有国际知名大品牌的系统要花上数百万元建制费用,但这样的系统其实真正使用的客户都是员工人数到达千人以上。再加上界面复杂与过于烦琐的操作,很难让一般中小企业能够顺利且成功的使用。

所以...对于两三百人以下的中小企业究竟该如何选择比较好?

80% 以上的客户,只想找到一个能跨越距离与时间的项目系统,让身处不同区域的办公据点能够用最即时的方式回报给需要的主管。让原本在实体世界分散的人力,能够因为有一个协同管理的项目平台来消弥过去在需求、执行和回报之间产生的鸿沟和浪费,形成如团队一样的协同作业环境,让每一个成员都能创造更高的价值。

NewSoft OA能让主管透过IE浏览器就能看到工作进度。并搭配项目管理功能,进而掌握进行时的所有资源。而在不同的权限设计下,每个成员能看到的项目也不相同,让工作更井然有序。且NewSoft OA直觉而一致的介面,保证让身为主管的您,只要看过一次之后,就能够轻松上手,还能藉由NewSoft OA项目管理的整合,让公司运作流程更为标准化,企业内协同互动更快速,进而降低营运成本,提升整体运作效益。

项目管理功能导览
NewSoft OA项目是弹性化工具,并非一般专属只能适用某个产业,任何产业只要套上其know-how 后,就能变成该产业的项目工具,下面就项目管理的几个功能做概略介绍。

项目摘要
项目摘要页提供每个成员所参与的项目现状快速浏览。使用者只会看到有被权限分享的项目,此页会秀出项目的开始结束日期、项目经理、名称。

若想检视项目的SPI值,可点选旁边Tab的“检视SPI”,可选择欲检视的项目来了解实际进度值。
所谓的SPI 值是指:进度绩效指数(SPI)=实际值(EV) / 预计值(PV)
实际:实际工作天数
预计:预计工作天数
绩效:实际 / 预计
SPI>1.0 则进度超前,SPI<1.0 则进度落后。

任务追踪
利用NewSoft OA的项目任务功能,您可以直接将各种需要追踪或回报的项目指派给需要的成员,提供即时互动的回报功能。NewSoft OA的任务指派是以人为基础,每个任务最终只有一个负责成员需做回报,而分享成员则代表与此事项有关连的成员,但不直接负责做回报。弹性而多样的回报方式,让成员在回报待办事项或是行事历Time Table 填写时,都能够方便直接回报,让成员互动更直接更容易,主管也能更轻松的掌控项目进度。

群组行事历
项目是个每日都有新进度的活动,如何让每一位成员的工作时程给其它小组成员知道且能相互搭配是最重要的工作之一。

“群组行事历”功能提供项目小组专属的行程掌握、可以确认每位成员的行程,不但能一眼看出每位小组成员的工作量,还能转化为Time Table,使行事历与工作日志功能合而为一。

行事历整合项目任务与个人待办事项回报功能,更是大幅降低了参与成员的回报时间与动作,完美的整合,让使用者与观看者都能花最少的时间来达到资源同步的目的。

会议纪录
每个项目都有其固定的会议要召开,用来确认每一个工作与整体的进度报告。NewSoft OA独特的会议纪录事项转换为待办事项功能,让所有需要追踪的会议纪录都变成每一位成员的待办工作,还能每周追踪,并提供汇出功能,让会议纪录整理更容易。

参与成员
NewSoft OA项目管理提供参与成员介面,呈现出每一个参与项目的小组成员的基本联络方式,包括行动电话、分机、电子邮件等,让一些跨足两岸三地或多国的项目,也能够在团队当中有最方便最更新的联络资料,提升大家互动的效率。

讨论区论坛
透过讨论区论坛的方式,所有参与本项目的团队成员都能够在这里互动讨论。讨论区以文章方式记录,观看者可选择是否回覆,而发文时还可决定是否要做通知的机制,让所有参与成员都能立刻获知最新消息与事件。

当然,项目的最高管理者有最高权限可对不当文章做删除、修改等动作,以保持讨论区的完整。

文件管理
藉由项目管理的网路硬碟功能,可以让您达到文件管理功能,您可上传或分享文件、也可以建立资料夹来做分类,且只有参与的成员才能看到这些文件。

项目的最高管理者还可以利用内建的权限设定方式来决定谁能够上传、编辑或删除。

权限设定
NewSoft OA项目管理提供项目经理最大的权限来新增、编辑或删除项目内的所有内容。可以查看每一个任务的回报状况,还可以对成员回报的任务做批阅回覆的动作,让成员有所依循。而这些互动回报的动作,系统全部都会帮忙纪录起来,方便未来的查阅。

若同一个项目有多人编辑的需求,身为项目经理的人亦可以点选开放权限的方式,让更多人也拥有一样的权限,共同编辑与维护项目。

项目群组管理
当成员参与的项目数量多到一定数目时,每个人都会希望能自订资料夹群组来做管理的动作。NewSoft OA项目管理为您做到了,不论是进行中的项目,或是已结案的项目,每个成员都能够依照自己的习惯来做项目群组的管理。
注:除了成员可自订群组管理,系统也开放管理者统一定订群组管理,让群组可依组织规章来设定。
检视工作量
系统会自动执行列出所有该成员的待办事项,用以提供给主管们检视该成员目前的工作量。 每个成员都有可能同时跨足多个项目,而身为管理者在指派工作时,可用“检视工作量”的功能来查看每个成员目前身上总共有多少个跨项目的待办事项。在确认之后,主管或管理者也可以用更合理的方式来安排工作。

工时统计
NewSoft OA提供可自动筛选欲检视成员的工时报告工具,亦可直接查询与列印,系统会自动协助统计该时段每位项目参与成员所花的工时与所占比例。

此报告非常方便,能将最难以量化的工作时数处理成最完成的数字化,对企业项目效率的提升、员工工作的进度及人力成本的许多相关资料的整理及沟通都有很大的帮助。
联络我们:86-(29)87669400   service@nt.newsoft.com.cn

项目管理 - 功能列表
  1. 每个项目皆可检视项目简介、任务、甘特图、项目行事历、会议记录、参与成员及讨论中心。
  2. 可将公司项目全部e 化管理,每个成员只能看到自己所参与的项目。
  3. 依权限设计的不同,每个成员对项目有不同的权限。
  4. 以树状架构呈现项目资料夹,方便寻找管理。
  5. 已完成项目可分资料夹做管理,方便使用者日后的观看及学习。
  6. 每件项目可设开始、结束日期,交办主管、负责的项目经理、参与成员,及项目的说明。
  7. 每个项目皆有各自的公告,项目经理可藉由公告来对项目成员做公告的动作。
  8. 项目任务与待办事项整合,每一个项目任务都会成为负责成员的待办事项。
  9. 项目任务可自行转换为图表方式的甘特图,不需使用其它软体及可达成甘特图的制作。
  10. 可以项目的方式来显示行事历,每一个参与成员与项目有关的事项都会同步呈现在项目行事历上。
  11. 预设在项目管理内的会议记录,提供给项目一个开会纪录的工具,并能随时做会议纪录的调阅。
  12. 会议记录可附加档案,让参与成员在阅读会议纪录的同时,即能取得所需的资料。
  13. 新增会议记录的内容与待办事项整合,当会议纪录完成的同时,也同步的加到该负责人的待办事项。
  14. 详细列出参与项目成员的联络资料,方便项目成员的沟通与联络。
  15. 提供项目专用的讨论中心,当项目建立的同时,即自动建立讨论中心,提供给参与成员一个线上讨论机制。
  16. 配合独家开发即时通常驻程式,项目成员可随时藉由即时通做线上沟通,节省联络时间及沟通成本。
  17. 协同管理系统内建电子签核系统,可与项目管理帐号通用,搭配使用。
  18. 无限制资料夹层级与分类的文件管理功能。
  19. 配合成员回报进度与比例,线上即时绘出甘特图。
  20. 以帐号或群组为依据来设定每个项目的权限控制。
  21. 当有资料变动时,可弹性决定是否要以e-mail 通知项目参与成员。
  22. 提供项目架构与任务以标准CSV 做汇出入,可与MS Excel、MS Project 等做资料互通转换。
  23. 支援大量档案或多个资料夹的方式做上传与下载。
  24. 项目管理中每个项目有各自的硬碟空间,成员的硬碟读取权限由项目经理规划。
  25. 每个成员是否可以增加/删除任务项目之权限,可由该项目经理规划。
  26. 提供SPI 绩效指数来判断每个项目、每个成员及每个任务的完成度是进度超前还是落后。
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