| 工作指派 -
每天我们上班，都在办公室忙着完成主管的指示、部门内同事相互交办的工作、跨部门的工作沟通，而这些每日处理的内容，简单来说，就是“工作指派”或“完成待办工作”，在NewSoft OA系统内，我们称作“工作清单”。
其实这些动作，即使不用电脑，我们也是每天在执行。没有导入e化系统的时候，是用便利贴写起来提醒自己或它人，若身为主管，则是用口头告知的方式来执行。其实方法没有好坏，只要能够顺利完成工作，就是一个好的方法。
不过随着公司业务量的成长，每个人手上要处理的工作与交办出去等待他人回覆的工作就愈来愈多，单靠散落的便利贴是无法完全记住。为了避免因一时的忘记而造成的错误，所以愈来愈多人选择用电脑系统来帮忙处理。
NewSoft OA系统是一个完整的工作回报处理系统，它能完整的记录工作进行的状况，顺便做贴心的提醒与跟催，仿佛每个人身边都有一个助理秘书一样，随时帮忙处理与记录。
NewSoft OA工作清单，提供追踪你交付给他人工作的画面，也将其它人请你完成的工作都汇整在一起，画面一目了然，一操作就上手，让我们来看一下工作清单画面吧。
首页说明
首先，一进入首页，就会看到旁边有7个资料匣，这7个资料匣是系统帮忙把所有跟自己有关的工作都做了分类，很容易就能理解。
各资料匣说明如下：
待办事项： 他人或使用者分派给自己的待办事项皆置放于此。
待结事项： 使用者的待办事项完成度已达100%，会被归类至此，等待交办者将其结案。
交办事项： 使用者分派给他人的事项皆置放于此。
待审事项： 使用者分派给他人的事项完成度已达100%，会被归类至此，等待使用者审核结案。
分享待办： 他人的待办事项分享给使用者观看的皆置放于此。
完成事项： 使用者所完成的事项皆置放于此。
交办完成： 使用者所指派给他人并完成的事项皆置放于此。
分享完成： 他人所完成的并分享给使用者观看的事项皆置放于此。
待办事项
系统首页是预设进入你自己的“待办事项”，并以列表的方式呈现。每一个事项都会列出该事项是谁指派的，是属于哪一个项目归类，希望何时能完成。
有需要看详细的内容，可以直接点选“事项名称”进入即可。
注：若希望能用开新视窗的方式来检视(如有时希望同时比较两个事项的内容)，则可点选事项名称旁的图示 ，就会进行另开视窗的动作。
回报工作状况
让我们点一下“事项名称”，进去看一下详细内容与要如何回报。
一进去就可以看到画面条列的很清楚，而且过去所有在这个事项中有互动回报过的内容，也都完整的呈现出来，方便检视者掌握状况。
如果是自己要回报，将画面拉到最下面，看到可以用文字“回报状况”，也可以用“完成度”回报目前你做的进度，甚至可以将你目前完成的档案用“附加档案”的方式，直接贴在事项上给其它成员看。
全部回报完了之后，还可以选择要不要请系统帮你把你回报的进度通知一下其它同仁，可以选择通知指派这个事项的发起者，也可以选择其它参与同仁都要收到。
指派事项
你也可以切换资料匣至“指派事项”，查看一下你指派给其它人的工作，目前大家的进度如何。
一进去后，可以看到也是用列表方式呈现，不同的是，“指派事项”的列表会列出每一个事项的最后一次的“回报状况”与“完成度”，方便你掌握。
而完成日则是当初你指派下去时希望工作能完成的日期，若对方在完成日还未完成的话(完成度非100%)，则系统会以红色显示，提醒双方这个工作已逾期。
有时指派的工作很多，没时间一个一个去跟负责成员当面确认，这个时候，只要点选一下“提醒”的功能，系统就会自动发送提醒通知给对方，叫他记得要完成此工作。
你可以选择用“ 电子邮件”“ 企业即时通”或是“ 手机简讯”，看哪一个比较容易通知到那名负责人。当然，如果有需要，也可以各种方式都通知他一次，让他知道这个工作的急迫性。
新增事项
看完了回报别人新增的工作事项后，一定觉得，“哇，真赞，真方便”，那我们也来新增一个事项看看啰。
一进入新增事项的画面，第一个要选择的是“项目归类”，若你要新增的这个工作是跟公司的某个案子有关，那就选一下分类吧。(选项目分类的好处是，一选好后，只要是属于该项目的成员，都会自动看到你新增的这个事项。)
当然，NewSoft OA系统也可以用来管理自己的私人事项，像是办同学会、家人的生日或聚餐等，如果是这样，你可以选择私人事项，这样其它人都不会看到这个事情。
接着设一下起讫时间，然后选择一下这个工作是由谁来负责。若选择自己就代表是给自己的Todo，若选择他人，就代表要将这个工作请他人来负责并回报。
若你刚选择了项目分类，你就可以看到系统自动将“分享对象”给选择好了，你还可以选择，是否要允许其它被分享的同仁也能一起来回报进度。
有时，透过这个功能，能够让一群人同时对同一个工作回报进度，方便的不得了哦。
在新增指派的工作时，最怕的就是，工作到期了，却没有人记得，若你也有这样的烦恼，你可以在“到期通知”里面设定一下，在任务到期的前几天、几点发个通知给相关同仁就好啦。
最后，按一下“确定”的按钮，就完成了新增动作了。
支援汇出入
初次上线时，过去若有用Outlook等软体来管理自己工作的，可以用汇出入的功能来达成资料的转换。
若觉得自己汇出再汇入太麻烦，也可以用我们的NewSoft OA即时通，也支援工作清单的汇出入。
基本上，NewSoft OA系统的工作清单能同时整合“项目管理”、“工作日志”、“行事历”与“回报功能”，画面直觉又好操作、且任何地方都能直接存取，所以大部份的使用者在使用一次后，就全部转用NewSoft OA，不再用其它需要付费管理的Outlook了。
从工作指派这个日常工作都会用到的功能来看，这个平常每日用的动作，在做一个e化系统时，要如何细心的与其它模组串连整合才会让一般使用者用起来直觉方便又能有很多好用的功能可是不容易。
如果还未购买过OA的客户，若您还在比较的话，可以多看看其它竞争厂商做的OA系统，一个简单“工作待办”的“新增事项”功能，别家系统从选择“项目”要开一个新视窗，选择“分享对象”要开一个新视窗，检视“回报记录”要开一个新视窗，上传“附加档案”要开一个新视窗，且每个新视窗开了之后，又还能开一大堆视窗，最后都搞不清楚自己在做什么了。
NewSoft OA系统，将介面的操作，都采取直觉化的设计，一定是您选购OA系统的最佳方案，欢迎上线申请试用，感受一下系统在工作管理所注重的细致感！
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