电子签核是现今除了电子邮件外最受企业欢迎的e 化服务了，它提供了与电子邮件一样的即时、方便，但比电子邮件更好的地方在于电子签核加上了传送流程，因此能够审核、批阅、提醒并且记录留底。
而随着企业慢慢的扩大，公司也从一个小据点拓展到多点办公室。身为主管的您也愈来愈忙，每天忙于跑外面的业务，还要能够掌控公司内部的进行，单靠手机电话与电子邮件已经不够了，主管不在公司的时间，还有好多的签核文件等待您的审核，没有经过您的批阅，工作就会因此而卡住停滞不前造成了不少的损失。
若是导入了电子签核，主管就不用随时待在办公室，只要有待签核文件发出时，系统就会用各种方式像是用电子邮件、手机简讯或者即时通讯通知你。在收到通知后，就可以直接点进“电子签核”模组，看到的画面就会像是下面一样：
一看到这个画面就可以发现操作方式很容易上手，就像收发email 介面一样，可以看到你总共有几个文件待签核。
系统也会告知你每一个签文的发文者是谁，目前已经签到第几个人了，若是太久没签，系统也会用红色警示该签核的主管，这封文件已经过期了，请赶快签核。
主管要如何签文
要签核时就直接点选该签核主旨，系统会自动带到检视签核文件的页面。 主管在看签核文件时，除了可以看到签核的内容外，还可以看到前面几个同仁签核的决定、签核时间跟他们的意见。
在看完大家签核的意见后，身为主管的您，可以有几种方式来决定这个签核的流向
| 1、 |
选择“同意，文件转呈给下个成员”，代表我同意这个文件继续跑向下一个流程。 |
| 2、 |
选择“不同意，文件退回给发文者”则表示我不同意，而且是退件哦！例如，这个文件已跑了3/5，我是第4个签核者，我选择“不同意”时，这份文件不是跑到第3个签核者身上，而是以“退件”的方式发回原发文者，请他重新考虑后看是否要再重新编辑发送。 |
| 3、 |
选择“加签其它成员(加签完回传给我做最后决定)”，这个选项是提供给忙碌的主管使用，许多主管在签核时常会寻求其它专业经理的建议，这个时后就可以选择“加签其它成员”，选择一下你想要听取意见的同仁们(可以多人)，并且在“加签完回传给我做最后决定”要打勾，代表你们提完意见后，我会看你们的意见来做为我此次签核是否同意的一个依据与判断。
另一方面，有的时候主管会遇到发文者只将这个文件传送给我，但是我觉得这个文件应该再往上呈给更高一层的主管时，请发文者重新发文又太麻烦，就可以选择“加签其它成员”，把最高阶的主管选过去，记得“加签完回传给我做最后决定”不要打勾，代表我已经同意，我再转呈给更高阶的主管做最后的决定，不要再回传给我了。 |
而且若只是提供“同意”或“不同意”可能太少的话，你也可以输入你的个人意见，而且打字慢一点的主管还可以选择“常用语”，避免因为e化之后还要学打字而造成的排斥感。
当然，如果你有更多的话想要讲，或者有找到其它的资料文件想提供给签核流程中的成员看时，也可以选择“附加档案”或“附加签呈”的方式来附加，不限档案数量哦。
最后按下“确定”就完成了签核，花不到几秒钟的时间，在你按下确定之后，系统会立刻继续通知下一个成员，完全不需要人工去提醒、转呈签核文件，真的是太方便啦。
轻松发起一份签文
看主管签核这么容易，身为发文的员工发文会很辛苦很麻烦吗？答案是不会的，也是很容易哦！让我们来看看员工要怎么发文。
首先，选择“新增”，系统会秀出所有公司可以发送的签核表单，上面都有完整的说明，让你一眼就知道该选择哪份表单。
决定签核的表单之后，就可以开始填写啦！
身为发文者的我们，可以决定此份签核是否要附加档案，或者附加之前完成的电子签核。
填写一下表单的栏位。(每个表单栏位都不同，客户可自行设计表单上传)
接下来再决定签核的方式，可以选择“串签”或“会签”，串签的意思是“会依照你所设定的签核顺序做传送，一关处理完后才会送到下一关”，而会签则是“所设定的成员可同步处理，成员间没有签核顺序的限制”。点选“新增签核成员”，系统会跳出一视窗供你选择欲传送的签核者。
举例来说，你可以先从左边把要签核的成员选到右边去，例如我选择三个人，则代表最上面的那个人是第一个签核者，依此类推。
若发觉其实第一个签核的人是最高主管，选择该主管名，接着只要按 键两次，就可以把这个主管设到最后，也代表他是最后签核啰。
如果不小心选错人，同样的先点选该成员一下，再按 键，就可以把这个人从签核顺序中删除了。
接下来你可以选择要怎么通知欲签核的主管，可以选择“发送 E-Mail”“发送手机简讯”“发送即时通”三种方式来提醒他。
最后选择经办单位，什么是经办单位呢？举例来说，若是“请假单”则经办是人事部门做最后处理，“请款单”则是财会行政单位处理。若公司流程没有这个习惯，则可以略过不填。
若还没编辑完成，可随时按“储存至草稿匣”，编辑完成的话，就按“立即传送签呈”，接下来就请系统帮你通知主管签核啦！
随时检视我的签核记录
电子签核真的很方便，除了签核时间大幅缩短外，因为是电子签核，任何时候都可以上网找你过去签过的文件，只要点选“签核记录”就可以找到了。
系统预设的检视区间为一个月，若有需要，可以自行点选“小月历 ”来变更区间。
自订资料夹管理我的文件
而像在“归档匣”“经办匣”“签核记录”等资料匣内，每个使用者可依照自己的习惯来建资料夹管理，将文件归档的干干净净，整整齐齐。
随时检视传阅进度
系统还有一个贴心的功能，就是提供管理者能检视目前公司中所有签核中的文件，提供给主管查知目前有哪些文在进行，被谁卡住了，有需要的话，还可点选“催签”功能，加速签核文件的进行。
弹性化自订表单
那表单可以自行制作吗？该怎么做呢？
放心好了，NewSoft OA的电子签核，采用简单而标准的HTML 编辑方式，只要用一般所见即所得的HTML 编辑软体(Ex:Microsoft Frontpage, Macromedia Dreamweaver) 就能够轻松完成编辑的动作。
如果还是不会，NewSoft OA也提供了近20 种的范例表单，下载回去就能够上传使用了。
范例表单下载
很多公司在找电子签核系统时会想要靠e 化系统把人的流程给绑死，以为这样就永远不会出错，其实以我们这几年导入数百家企业的经验，大部份的中小企业，甚至许多大企业的作业流程都是需要有弹性的，我们常遇到一般型的企业因为导入的电子签核系统过于僵化，每次有新人或新主管报到，MIS 等资讯主管需要设定调整个几天才能上线操作，造成卡死的流程无法即时应付随时变更的实体环境。
当然，有的企业是一两千人以上，企业希望能替员工设计出完整的固定流程，可以简化员工的选择，而且还希望能有那种超强的判断功能，像是流程同时串签给5个人，其中第三关时又能同时会签给7 个人，7 个人其中有4 个人同意就往下一关跑，三个人同意就往回第二关送，在4个小时之内有人没签，而已签核人数比例又超过75% 时，直接往下送。可能您还能想到其它更多更多这方面的需求...若有这方面的需求，可以去选择专精于这方面的系统厂商，类似像这样市面上的好系统大概上百万元一套。
就我们的立场来说，我们会觉得，电子签核就如同电子邮件一样，想要禁止员工不能发送邮件给高阶主管或是管制员工发送邮件的层级是不可能的，就算管控了，员工也可以随时用其它方式像是用电话或亲自见面之类的与他想要联络的主管联络。所以，我们觉得应该是朝向利用公司文化的管理、从制度面去订定，藉由教育训练让员工们熟悉公司的文化与流程，而不是单靠一两个资讯人员就把全公司的签核流程订死。
还没e 化前的实体签核方式就是靠员工发文者对公司流程与文化的了解来传递，转向e 化后应该也是如此才是符合人性，能够最有效的达到弹性与正确的签文与发文方式。
一套好的电子签核系统是要能适合公司使用的系统，而不是一套拥有1000 种超强功能，但80% 以上的功能都不会用也用不到，而当要用的时候还要调整好几天才能上线使用，弹性化机制是最适合现阶段企业在面对的竞争这么激烈的环境下最好也最有效的系统，不需要花精神教育训练，公司全员一个小时就能熟悉使用且开始导入上线哦！绝对能省下传统签核的2/3 以上时间成本与无谓的传送公文人力成本。心动了吗？快来线上试用 。
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