自NewSoft OA推出请假系统以来，使用的客户就一直很喜欢我们直觉易懂的请假管理介面，将原本复杂设定的假别与签核设计，转成直觉简单的操作，让客户一使用后马上就上手，也不用花太多的时间去学习如何使用。
不过上线的客户一直反应，NewSoft OA不应该只做“请假系统”呀！应该做成“考勤系统”，像是出差单的流程管理、加班的表单申请、加班后自动补时数、逾期未用自动过期，与刷卡系统整合、能够比对出每一个成员未刷卡时是否有请假，还有更多有工厂的客户也希望使用，因此希望能有轮班表功能，跨夜上下班机制，出差请假若有签核时能自动转给代理人签核，系统自动判断国定假日不要扣时数，能让各国员工能同时上线且因应各国的设定等…
你们的需求我们都听到了，在这一年来，我们拜访了数十家的应用NewSoft OA非常好的客户，将台湾企业使用考勤习惯与功能，全部都整合进来，推出“请假系统专业版”，一如往常的，强大功能下，简单的操作介面，让您一次就上手！
让我们来看一下推出了哪些功能：
可设定自己请假时由“代理人”帮忙签文
自己请假时，最怕的就是仍有自己该签的表单却无法签核，虽然有管理者代为转文功能，但是如果能由系统自动在自己请假的时段将文转呈给代理人，自己轻松，表单管理者也不用每天在那里帮忙转文了吧。
让我们看一下怎么使用“代理人”。
首先，在工具列上会看到“代理人”的连结
按下去即可看到自己可设定的代理人，并且看到启用状态
停用：自己请假时，仍想透过网路或手机来自己签核。
只有在请假时启用：代表平常都是自己签核，当自己出差或请假时，则由表单设定的代理人来帮忙签核。
| 注1： |
代理人签核功能启用后，请假时段的表单都会自动转给代理人。请假时间一结束，就不再自动转呈。 |
| 注2： |
此处所设定的代理人，是预设代理人，管理者在系统设定亦可帮忙每位成员设定，但最后决定代理人是谁，则是在表单填写时所选择的那个代理人。 |
有了这功能后，公司的签核文件就再也不会因为员工的请假或出差而造成签核效率不佳的问题啦。
新增“出差申请单”，可加入客制的表单整合在内
许多客户都会拿现有“请假单”再配合一个“出差假”来完成在现行请假系统做出差单申请的功能。
不过，出差单与请假单还是不同，所以我们新增了出差单，出差单需填写的栏位更多更杂，且每家公司都不一样，有的公司要填写接送机时间、有的要填代办签证的国家，有的要预支费用，有的要领回数票…每家公司都不一样，该如何是好？
NewSoft OA新增的“出差申请单”体贴的为客户想到了这样的问题，提供管理者可以像制作表单一样，制作好的表单只要点选“工具列 ->设定 -> 表单设定”，在出差单区块里，将档案上传即可。
自行制作自己要的HTML栏位与格式(制作方式请点选连结详阅)，想要怎么设计都行，如此一来，出差申请单就可以跟自己公司格式完全相同了，真是太方便了。
可汇入公司现有“刷卡记录”，并于系统中检视与比对请假记录
为了进阶版而去拜访不少客户，在接触了这么多家客户后，才发觉，大部份的客户都只购买门禁卡的“刷卡功能”，至于比对与报表等其它的都没有采买，所以时常要汇出来比对。再加上请假功能已经在NewSoft OA上线了，每次都还要到门禁系统调刷卡记录实在很麻烦。
因此我们就把“刷卡记录”的功能列进来了。
使用方式很简单，只要先选择“刷卡记录”的“汇入”，把刷卡资料以csv的方式汇入即可。
我们的汇入格式是采第一格为刷卡时间，第二格是门禁卡的卡号，第三格是刷卡意义。
2009/10/21 09:00,8010010,1
详细说明如下：
| 刷卡时间： |
每个成员的刷卡时间。(刷卡时间为24小时制) |
| 卡号： |
每个成员的门禁卡卡号。(门禁卡号请先至“系统设定”的“在职设定”新增，有大量修改需求，可直接用汇入) |
| 刷卡意义： |
汇入的刷卡时间所代表的定义。(1表上班，2表下班，3表示汇入资料有误，要全部清空) |
汇入完成后，点每一个成员都会看到三个页签，分别是“请假”、“加班”与“刷卡记录”，我们先来看“刷卡记录”。
详细说明如下：
| ． |
预设显示今日以前的7天刷卡资料，若需检视其它区间，可点选小视窗来变更。 |
| ． |
日期若为绿色，则代表该员该日为休假。 |
| ． |
若未刷卡则会显示说明为“未刷卡”，并且呈现 __:__ / __:__ |
| ． |
若刷卡有异常，则会以红色显示，并在说明栏告知原因。 |
| ． |
系统会自动计算刷卡后的上下班时数，若该日有请假或出差，也会在右边的栏位呈现，并可点选开启该日的假单。 |
除了这个之外，使用者在自己发文时，或主管签核假单时，也可以随时点选“历史记录”来查看之前的刷卡状况。
刷卡功能可设定“弹性上班”时间
除了政府机关上下班是不能有任何的弹性外，不少私人企业都允许弹性的上下班时间，也就是说，在公司容忍的时间内(例如15分钟)，代表可以晚15分钟到，但是下班也要晚15分钟走。可是如果超过15分钟，那还是算迟到。
这个实在是德政呀，但是若公司规定允许弹性上班，而系统却无此功能，结果自己的刷卡状况每天都在迟到，实在很难看也很不舒服。
还好NewSoft OA也有这个功能，真是太好了，让我们看一下怎么设定。
点选“刷卡记录”的“刷卡设定”，就可设定弹性上班时间，若要30分钟，就填入30分钟即可。
另外，若公司有规定中午也要刷卡的话，也可以在这里勾选“启用中间休息时段的刷卡”即可。
有24小时上班的工厂单位，可汇入“轮班表”排班
原来的“请假系统”已经有了“班别”的功能，且每一个班别都能设星期一到星期日每天上下班时间都不一样，基本上这样的功能对一般企业已经非常够用了。
但这样的功能对一些有工厂作业员的、或24小时都有员工上班的还嫌不够，因为这样的上班状况，可不单单是星期一到星期日每天上下班时间不一样而已，复杂一点的，可以说是一年365天每天的上下班时间都不一样。这种每年每天都可以不一样上下班的，我们就简称为“轮班表”。
每天都不一样的上下班影响请假系统可大了，首先请假时要能列出自己的轮班表时间，刷卡资料的比对也要跟轮班表比对，加班也要跟轮班表比对，所有的东西都影响到了，等于是全新的一套系统嘛！哇，这么复杂的上下班系统轮班表…设定起来应该也很复杂吧？不会不会，我们已经将流程合理化了，再复杂的功能也会容易操作哦！
好，我们看看如何设定。(没有这么复杂需求的可以不使用此功能)
首先，点选工具列上的“设定”，再点选“轮班表”页签，汇入即可。
其它的操作全部都由后端的系统帮忙处理掉了，一般请假的使用者则是一点感觉都没有。(啊？这么神？对，就是这么神)
提供“请假表单”自订栏位功能
在导入了“请假单”、“加班后补休单”、“出差申请单”后，会发现，例如希望请假单能多一两个栏位，但是受限于这是制式的系统表单，又不能变更，就会觉得很麻烦。
NewSoft OA系统体贴的为客户想到这样的需求，让每张请假系统的表单，都能自订栏位，想要加什么栏位，就可以轻松的加上去。
只要在“电子签核的表单管理”内，编辑该表单，就能看到系统提供的自订栏位，设定完成后，在使用者新增表单时，就会看到刚刚加上的自订栏位出现在原输入区的下方了。
(系统提供三组自订栏位选项)
新增“加班后补休单”
“加班后补休单”可不是单纯新增一张表单就算了，在业界其它的系统中，加班系统可是单独的一套系统，不论是费用或是程式的复杂度，都不输整套的请假系统呀！
所以这次NewSoft OA推出“加班后补休单”，程式逻辑又加上了超多的运算，完成后又经过客户半年以上的考验，上万张的“加班后补休单”实际运作测试后才得出来的结果，相信效果保证让人满意。
让我们看一下发文时的页面，“加班后补休单”看起来与正常的请假单相同，没什么不一样，只多了“加班补偿”跟“加班类别”这两栏。
| 加班补偿： |
可让发文者选择加班后的结果要转换为“加班费”或是“补休”。
当然，管理者也可以决定公司只允许哪一个转换，例如可设定公司只允许补休，不允许加班费，如此一来，发文者就只能看到补休。
|
| 加班类别： |
在劳基法的规定，是平常日的加班“延长加班”还是假日加班，定义上是不同的，所以也可让发文者自行设定。 |
而其它功能都与请假单相同，代表程式把所有的判断逻辑都放到后端去了，前端的使用者只需要做简单的填写，其它像是加班若跨中午吃饭时间是不是要算时数、他原有的加班时数有没有过期？加班完成后会不会自动补到该补的假别？加班的时段跟刷卡资料是否相符，加班那天是不是假日？都不用再让发文者烦恼了！！
可设定加班扣除时段，该时段不允许加班
刚刚有稍为提到，每间公司的加班时段都一定有某段时间是不能算加班时间，例如用餐时间，或大夜班的休息时间之类的，这个我们称为“加班扣除时段”。
“加班扣除时段”设定的地方在工具列上的“设定”，接着点选“班别设定”的页签，点选编辑任一班别，就会开出一个新视窗，若有启用“加班单”，就会看到“加班扣除时段”。
系统允许每日有两个扣除时段，并且星期一到星期日都可以设不同的扣除时间。
若不想设定的话，直接设off即可。
“加班后补休单”完成后，时数自动补偿
其实公司自己也可以用HTML做一张“加班后补休单”，不过跟系统内建比较起来，最大的差别就在于，自制表单跑完后，管理者还要自己去系统内补时数，但是用系统内建的“加班后补休单”跑完后，所新增的时数就会自动补到该补的假别内，并且每一次的补偿动作，都会有log记录。
加班所得的时数可以设定时间过期
每间公司都一样，对于每一个假别的时数，基本上都有时间的限制，有些大公司对加班规定更严格，对于加班所得到的时数，是有“有效期限”的，如这个加班时数在申请通过后，一定要在2个月内休完，若未休完，则视为放弃，不得再使用。
像这样的计算，最适合请电脑系统来帮忙计算，可以看到请假系统的每一个成员点进去，在当年度的可用假数，就会看到“加班补偿”与“加班过期”两个栏位，若有未使用完成的，系统会自动判断过期并做记录而条列在此。
若管理者要设定加班补休假别的有效期间，只要点选工具列上的“设定”，再点选“表单设定”，在加班单区块，就有“加班补偿”的选项，管理者可以选择要提供给公司同仁补偿的选项，也可以设定“补休”的有效期间。
另外，劳基法也有规定，每个员工每月能加班的最多工时，管理者也可以在这里轻松设定，就不用担心该员工是不是会请超过啦。
请假系统的专业版整合了“刷卡系统”“加班系统”“请假系统”“出差表单”与“时数统计”等，并将上述五大架构全部整合，一定能满足一般中小企业对差勤的需求，快来试试看吧？
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