网路硬碟是企业最佳的线上文件管理中心，可大量上传多资料夹档案，透过简易的权限分享设定就能达到快速的存取，提供组织内外成员索取档案与分享外部成员的档案管理工具
企业内的员工每天上班完成许多的档案就是为了要能分享给其它的同事们。一直以来，大家比较习惯的都是用电子邮件夹带档案传送给需要的对象。用这种方式虽然方便，但是若撰写者临时修改了档案，就必须再重新发送一次。一次CC (附本寄送)给10 个人的话，每修改一次就要再发送一次，结果造成每一个人的Outlook 里面可能同一份档案都收到五六次。再加上掩盖在许多的垃圾邮件跟广告信件里，等到真正要用那份档案时，根本找不到，也不知到拿到的档案是不是最新的了。
有的公司员工很聪明，会用类似像微软“网路芳邻”的“共用资料夹”功能，这个功能就很方便，可随时将自己做好的档案分享给其它人。也有的人会用MSN 之类的软体来即时传档案，这也是很方便！但唯一的缺点是，当分享人将电脑关掉或下班时间，其它人就拿不到了。又或者你若是在公司外面，也拿不到这些档案。有的时候出差在外，就是急着要拿那几个档案，偏偏又不是在公司内部实在是很痛苦又没有更好的方法。
如果使用NewSoft OA的网路硬碟，就能够解决常遇到的这个痛苦了，NewSoft OA是以网路化的主动式分享为概念，任何人都能随时将档案或资料夹分享给他人，由于是备份在网路上，任何时间在权限的许可下，被分享的人都可以拿到他要的档案。
只要随时连上网路，点一下“网路硬碟”的“整个网路”，就会秀出目前所有分享档案给你的同仁的姓名，再点选欲检视的对象，就会列出对方所有分享给你的档案架构。
由于对方在分享给您时，就已经把档案目录架构整理的很好，我们可以轻易的找到我们要的档案，如果是图档，系统还会自动帮忙转换成小缩图，点选后会立刻换成大图，就像是在浏览相簿一样，非常方便。
若要线上检视这些档案，随时对该档案点一下就会自动开启了。
要下载这些档案也很简单，就如同一般的网路使用方式，对该档案按滑鼠右键，选择“另存新档”就能储存。
不过要注意一点的是，这些档案别人只是分享给你，所以你只有看的权限，并不能够编辑或覆盖哦！这样的设计也是为了确保分享出来的资料在大家浏览时，不会看到不同步的资料。
共同的文管中心
也许有人会说，这样是方便，如果我们要有同时一起上传资料的需求，那这个网路硬碟只能个人上传资料跟分享，该怎么办？
不要担心，若有多人同时上传的需求，则可以使用另一个模组“项目管理”的“文件管理”功能，就可以达到多人上传，还可以简单就设好权限设定的功能哦！
轻松管理我的网路硬碟
除了能取得他人分享给你的资料外，系统也提供给每一个人固定的网路空间，想要知道目前你已使用多少空间，则可以在首页的右方看到个人“已用/可用”硬碟空间资讯。
若要上传档案的话，也很简单，只要点选“上传”按钮就能上传了，不过要注意，受限于HTTP 网路的原因，每一个档案上传时不能超过12MB，不然会传不上去。
而NewSoft OA 系统最强的特色就在于“分享”机制，任何人都可以主动的分享给需要的人，不管是行程、档案、文件、签核、任务、讨论内容、客户资料、业务报表、回报状况等...也因为有这种主动的分享，才让工作中的同仁们能用最快的方式将自己完成的工作通知给所有的成员，不让自己成为工作进行的瓶颈，每个人都主动去贯彻执行主动去互动，公司的效率才因此能大幅提升。
让我们来看看网路硬碟怎么做主动式分享？首先，勾选你想分享给其它人的档案或资料夹，再点选“分享”。
，则系统会帮忙带到一个像写信的分享页面，若有需要，可以填写一下“分享的主旨”及“分享的原因”。
接着再选择你要分享给哪些人，你可以选择分享给某几个部门、也可以选择分享给特定的几个人。
若是选择部门，则在未来该部门有加入新进成员，则那些成员也会自动看到这些分享的资料。若选择分享特定成员，则只有那几个人可以看到，未来若要让其它成员也能看到，则需要再做一次分享的动作。
你也可以临时输入客户的电子邮件帐号，对方也能收到你分享给他的资料，系统会以编码后的网址直接传出去。
选完后还可以选择是否要请系统帮忙发送通知讯息给这些成员，你可以选择用“电子邮件”、“IM即时通讯”或是“手机简讯”方式来提醒其它人。
按下确定后就完成了分享的动作，如何确知是否已完成分享呢？可检视“分享”栏位，若没分享过则会显示N 表No，若分享过则会写Y 表Yes。
你也可以点Y 进去看详细的资料，系统会呈现所有你曾经分享过的次数还有每一次分享的时间与分享给哪些人，若未来有一天不再分享时，可以选择“删除”按钮来结束分享。
方便的多资料夹档案拖拉上、下载
在使用Web 端上传时，一次只能上传一个档案，若觉得这样太慢的话，可以搭配我们内建的NewSoft OA即时通软体，可以一次上传多个档案与资料夹，使用起来更为方便，所有网路端网路硬碟有的功能，NewSoft OA即时通也都有哦！
我们在工作时，可能常常不知道对方是属于哪一个部门，但在做事时却一定知道什么文件要找谁去拿，这也就是为什么网路硬碟设计为主动式分享概念。要找档案还是找人最快，不管现在是上班还是下班，只要点选所有网路上分享的成员，就能拿到所有需要的资料啦！
OA 是一种协同工作的平台，我们可以将需要与他人互动分享的资料放上来，而网路硬碟的好处就是提供档案资料储存的场所，当然，在上传的同时，也无形之中为你自己的档案做了一次备份的动作。
这是一套完整而方便的网路硬碟系统，不需要再架设VPN，也不需要请人设定网路芳邻，任何人都能轻易上手，上传到网路硬碟后的资料还整合到NewSoft OA 内的每一个模组，任何模组都能直接附加网路硬碟档案，一套好的系统最重要的除了功能强大化，再来就是介面友善与容易操作，相信NewSoft OA 一定能满足你的需求，快来试试吧！
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