如何集中管理并汇整公司众多客户连络资料与跟催客户进度？

一般来说，每间公司内通常不只一个业务员，而每个业务员也一定有很多的客户要面对，在拥有如此多客户资料的情况下，你们公司是怎么管理的呢？是每个人各管个的？就如同每个人都买一本大本的名片簿；每次要打电话的时候，就拼命的翻，要传个mail，都要自己重新输入，这样不是很麻烦吗？

你可能会说：我们才不用这么落后的方式，我们早就用自己的Outlook 来做管理了。这个方式果然好多了，而且Outlook 功能强大，内建在微软的系统内，该有的功能都有了，管理客户资料真的是很方便。但是...自己一个人用很方便，从公司管理角度来看依旧不够方便，怎么说呢？

大家可以想想看，公司里每位成员；自己管自己的资料，当某员工一离职，该员工手下所有的客户联络资讯也等于一并被带走了。怎么办？要找mail 不知从何找起、要地址也拿不到。只好从过去对话的e-mail 当中试图再找回旧有的联络方式，等到好不容易找到时；没隔多久，负责的业务又离职了，资料又没留下来，只好再从头来一次，实在很浪费时间。

当然，你还是会说：这些问题我们公司早就想到方法解决了，就是统一交给一个人去负责输入不就好啦？先不论这种方式好不好，客户资料统一了，但是客户的进度掌握、状况回报追踪呢？还是没有比较好的方法。大部份公司对客户的进度掌握，通常都靠业务填写在excel 或是word 内，然后再寄给主管。然而；当主管收这种客户进度报告的邮件多了之后，就会发现到；几个月前的资料，早就找不到了。配合着员工离职，就这样；公司的经验、资讯与客户过去往来记录，不断地消失、重建，再消失、重建，一直下去。既浪费时间，又浪费公司的营运成本，难怪公司的业绩常常会随着人员的流动而起伏不定呀！

有没有比较好的方法呢？当然有，现在；NewSoft OA 推出了一个新的功能“客户管理”，它能帮助你们公司解决上述问题。

让我们来看一下这个新功能吧！我们称做“NewSoft OA 客户管理”。首先，在拥有这个功能后的NewSoft OA 成员，每个人都可以在任何时候的任何地点藉由web 的方式登入NewSoft OA 内，随时检视所有的客户资料。

我们可以看到，不同的成员，可以看到的客户数及客户管理资料夹都不同。


列表页面清楚呈现客户目前的等级，下方还有说明可以解释各等级的意义，一目了然。


这个是新增客户的画面，系统提供详细的资料，且与Outlook 的连络人资料栏位大致对应，还能放置客户图片哦！


要利用附加档案的方式多放一些这个客户的其它资讯也不是问题。


嫌一笔一笔的新增太慢吗？NewSoft OA 提供您用Excel 编辑完后，一次大量汇入。(直接将Outlook 通讯录里的资料汇入也不是问题哦)


让我们来以管理者的身份建立一个“ON Push”的客户资料夹吧。

除了可以把刚刚汇入的客户资料一个一个选过去外，


还能够设定公司内哪些成员能够检视这个资料夹，哪些人可以编辑 / 修正客户相关资料。


不用3分钟，已经完成了上百笔过去所有客户资料的转移了。 还能直接排序，不用再连回资料库哦！(这个在熟悉web 端页面的人就知道这是一个很方便的功能)
身为公司的老板，每天只要连进首页，就可以看到最近两个星期内有更新的客户资料，一览无遗哦。


我们发现到其中有一笔公司的业务回报状况是：“Set SMS Function”让我们以主管的身份点进去了解并给一点建议吧？


主管在看完之后，可以随时用“主管回覆”的功能立即回覆意见给该名业务。

另外，在系统内，还内建了“手机简讯”的功能，可以随时做即时或预约简讯的发送哦！这个功能有什么用呢？当然有用啦！现代人都这么忙，但是又想关心一下我们的客户，自己又会忘记，该怎么办呢？

这个时候，就是手机简讯的妙用啦！现代人虽然很多人几乎都有email 了，也不敢保证每个人都有，若是手机的话，只要是在商场上做生意的，几乎人手一支，既然这个是客户最不会忘记的东西，这个时候就可以用手机简讯来表达一下自己的关心啦！像是客户的生日、又到了要定期缴费的时间、提醒客户目前的进度等，只要你能想到，都能方便的运用。

让我们来看一下怎么用吧？
首先，先点选“手机简讯”，选择你要传送的文字，你可以看到，还有“常用字”可以选择，真的很亲切，很方便呢。


接下来再将要通知的客户选到“分享客户”，如果有临时要输入的客户手机，也可以在这个时候输入进去。(记得要按一下“新增”才会输入进去哦)


最后选择要立即发送还是预约发送，立即发送就会立刻发送出去，预约发送则可以选择特定的时间，像是客户的生日之类的来做预约发送的动作。


系统还可以检查“预约排程”目前有多少个简讯还没发送出去，如果临时反悔，也可以在这个时候选择取消。


系统也提供检视过去的“发送记录”，身为管理者也能正确控管手机简讯的发送状况。
另外，也有email 电子报发送功能，提供给您“电子报范本”、“预约发送”、“过去发送历史记录查询”等功能，也是非常的方便。

联络我们：86-(29)87669400   service@nt.newsoft.com.cn

1. 统一集中管理公司内所有的客户资料。
2. 每位成员依据不同的权限，能看到的客户资料也不相同。
3. 提供等级Ranking 机制，让公司轻松设定每个客户的重要性。
4. 管理者可设多个资料夹来管理客户。
5. 管理者可设定每位成员的权限，决定是否可新增或编辑客户资讯。
6. 可对每一个客户撰写联络记录，亦可设定特定成员才能撰写。
7. 主管可针对成员撰写的联络记录做批示动作，方便成员依照后续指示执行。
8. 每个客户皆可设定负责业务成员，无业务负责成员会特别列出，方便管理。
9. 每位客户皆能上传照片，在客户资讯、联络记录皆提供附加档案功能，方便附加任何档案。
10. 管理者可设定常用字串，客户所在地区、产业类别、客户来源、联络目的等，减少输入亦能统一格式。
11. 提供手机简讯发送机制，可针对不同客户做手机拜访、祝贺、通知等功能，支援即时及预约发送。
12. 提供email 电子报机制，可建立发送范本，随时针对不同的需求及不同的客户做电子报发送的动作。
13. 提供汇入汇出机制，让旧有资料转换到NewSoft OA 客户管理一指搞定。