在公司工作时，常遇到一些表格是需要大家一起填写才能完成的；例如检查表，因每个成员只知道自己负责的项目，所以都只能就自己负责的部份来进行填写。当大家都填写完成时，这份表格才算完成。
而跨部门的表格填写更是频繁，需求部门填一部份、品管部门填一部份、业务部门填一部份、财会部门也要填一部份，这样整合各部门内部与意见，才能决定后续工作的处理。

相信现一般公司的作法都是用Excel做一张复杂的表格，然后印出来，再开始实体的传递给每一个相关成员去填写，传递时麻烦又复杂，填写完成后保存也不易。也有些公司的作法是将该Excel填写完后用E-mail寄给下一个人，下一个填写完再给下一个，其实花费的时间还是很多，且之前写过的人若要异动资料的话，可就很麻烦了。

NewSoft OA在2010年推出的全新模组“共笔系统”，就是要解决大家在共同填写表格的困扰，“共笔”全名为“共同笔记”，英文为“Collaborative Writing”，主要的意思就是透过协同的方式，同时间不同的人可以编辑同一份表格而不会出错。

首先，点选“共笔系统”工具列上方的“新增”功能来发起一个共笔活动。点选“新增”后，会进入选择表单的页面，选择一张您要使用的表格后，会自动带到下一步。

注：这些表单是由管理者权限身份上传整理好的，并与电子签核的表单整合，制作方式很简单，只要会HTML，公司内不管有什么样的表格都可以自行轻松制作了。

接下来，系统会自动开启这个表单，供发起者做设定。

在“共笔系统”里，每一个栏位都可以单独设定只有哪些成员可以编辑，所以发起者可以针对不同的栏位给予不同的权限设定。

设定方式是，点选要设定的栏位，设定时可以一次点选多个，被点选的栏位会变成亮橘色，方便辨识(也可以按住键盘上的Ctrl，滑鼠移过去的栏位都会自动被选取)。点选好后，再按一下右上角的“设定编辑者”，即可设定所选取的栏位哪些成员拥有可编辑权限。


编辑后你将会在设定好的栏位左上角看到一个橘色的箭头，有此图示表示该栏位已设定。滑鼠移至该栏位还可看到此栏位可编辑的成员，方便确认是否设定正确。

共笔系统最好用的地方，就是可以设定某些栏位只能给A部门编辑、某些栏位只能给B部门编辑，有的栏位可以同时A与B部门都能编辑，而编辑的方式，就是上述的方法。

依照这个方式将所有栏位都设好后，再按“下一步”即可。

接下来只要说明这个“共笔活动”的名称、详细说明、截止时间，是否要发送提醒通知，最后按下“活动开始”就可以啦。

就好像新增一个行事历、发一个邮件一样，简简单单就完成了共笔系统的发起，接下来我们来看看，填写的成员在收到讯息后，怎么填写使用呢？

参与成员可能会收到即时通或是邮件的通知，有一个新的“共笔活动”需要自己填写资料，于是就点进“共笔系统”。一进来后，就会看到目前等待自己填写的活动列表。

上面会列出这个活动的名称、是谁发布的、目前已经到第几版了、最后一次修改日期等资讯。

点选任一文件名称进去，我们就会看到三个页签，一般来说，只要填写第一个页签即可。

在第一个页签是“填写文件”，可以看到这份文件有很多栏位，有的栏位可以填写，有的栏位是不可填写的(呈现灰色的disable状态)，代表发起者没有开放这些栏位的权限给你填写。

若要填写栏位很简单，只要在要改的栏位直接打上要改的字，或切换成正确的数值即可。每次编辑完，随便在旁边非表格的地方点一下，系统就会自动储存，并以一个打勾的图示代表已经编辑完成了，是非常直觉又快速的设计。

因为是即时储存，填写完也不需做任何动作，直接离开此视窗即可。

有的时候，同一个栏位是允许多人同时编辑的，所以你正在编辑时，可能另一个人也同时在编辑。这时，系统会告知，你填写的资讯是要覆盖刚刚那个人填写的资料，还是以那个人的资料做为最新的资料显示。

若你想看看这份文件的版本记录，则可切换到第三个“版本记录”的页签，检视所有版本记录。


点选你要看的版本，系统就会开出一个新的页面，并将该版本所修改的地方以“红色”显示，方便来辨识。

在看版本时，也可以点选键盘上的“左(←)”“右(→)”两个按键，来快速切换检视各版本的差异，每一个版本的修改者与修改时间，都会写在左上方。

现在市面上的电子签核，大部份的设计理念都是相同的，就是当发文者将签文发送出去后，就不能够再修改签文的内容了。

有时遇到发文者写了一大堆的栏位，但只错一个地方，之前若已经签过7、8个主管了，唯一的作法就是将这个文抽单或退件重写。

有的时候常会想，明明这个小错误，在签核的主管是可以帮忙修改一下的。以前在纸张传递签文时，有错的地方，主管直接圈起来调整即可，可是e化之后，却只能退文重送，而且中间已经签好多个主管了，又全部主管要重来签一次，实在很浪费时间。

现在，只要增购“共笔系统”，原有的“NewSoft OA签核系统”功能将倍增，每一份签核都能边签核边启用共笔功能，让文件签核更快更有效率！

管理者可设定每一个表单是否要启用共笔功能。
设定位置：电子签核→表单管理→选择该表单，勾选“启用共笔功能”。

联络我们：86-(29)87669400   service@nt.newsoft.com.cn

1. 不同成员、相同时间可同时线上编辑同一份的表格。
2. 每张表格都开放给客户自行制作，只要会HTML就能设计各种表格。
3. 每一个栏位都可设定不同的编辑成员，设定一次后，可利用复制来重覆使用。
4. 大量采用直觉式视觉化的Ajax技术，操作简单有效率。
5. 每一次编辑都会保留版本，并可随时追踪该版本的内容。
6. 能与“NewSoft OA签核系统”串接，让签核也拥有“共笔功能”。
7. 共笔表格能与电子签核共用，省去重覆编辑的麻烦。
8. 共笔的表单能以资料匣管理，还能设定权限，无权限的使用者将无法检视。
9. 可编辑、不可编辑、已编辑都会直觉式显示，使用者不会按错。
10. 同栏位若有两个以上成员同时编辑，系统会自动侦测并告知后续处理的选项。